Cosa devi sapere circa la la gestione dei conti di una LTD

Cominciamo ad addentrarci nel mondo delle società inglesi affrontando uno dei primi argomenti che verranno alla luce quando si tratterà di occuparsi della gestione dei conti di una ltd; vi fornirò una serie di informazioni di base che riguardano le attività finanziarie, contabili o economiche di un’azienda inserita nel panorama legislativo del Regno Unito.

La prima macro suddivisione che bisogna considerare per impostare correttamente il lavoro riguarda le informazioni contabili, esse vanno tenute distinte, è necessario separare i conti di tipo finanziario orientati verso l’esterno, e quindi i conti di tutte le attività che coinvolgono soggetti esterni all’azienda (fornitori, clienti, consulenti ecc.), dai conti di gestione interna della compagnia.

Fra un attimo vi spiego quanto sia utile questo approccio, prima però voglio sottolineare l’importanza in questo campo del ruolo del director della società. Egli è responsabile della corretta tenuta dei conti di gestione della società, quei conti sono indispensabili per poter prendere delle decisioni di business corrette, può sembrare ovvio ma in molti casi abbiamo notato come molte società arrivano a fare scelte azzardate semplicemente perchè non hanno ben chiara la situazione economica dell’azienda.

Ai sensi del Companies act (la legge di riferimento per le società), il director ha l’obbligo giuridico di presentare a fine anno i conti per un controllo esterno, sia di natura fiscale da parte della HMRC (l’agenzia delle entrate Inglese), sia per la corretta gestione dei conti societari.

Se, per qualsiasi motivo, si dovesse decidere di mettere l’azienda nella posizione di “dormiente” (in UK c’è la possibilità per le società che non hanno ancora cominciato o smettono di operare, di assumere la condizione “Dormant” che prevede lo sgravio da diversi oneri fiscali) oppure di cessare definitivamente l’attività, si dovranno seguire delle procedure ben definite e la corretta tenuta dei conti sarà un elemento essenziale.

1. Conti finanziari

Lo scopo della contabilità finanziaria è quello di mostrare la posizione finanziaria di un’impresa in un determinato momento nel tempo, e dimostrare come l’attività si è svolta in un determinato periodo. I due principali prospetti contabili finanziari che ci fanno raggiungere questo obiettivo sono:

  • Il conto economico (per il periodo di riferimento)
  • Il bilancio della società alla fine del periodo di riferimento

Se scattiamo una fotografia istantanea ad un bilancio, in un particolare momento, esso ci mostrerà quali risorse sono di proprietà dell’impresa, i suoi beni, e ciò che deve a soggetti terzi, le sue passività. Esso mostra anche quanto è stato investito in un determinato settore e quali sono le fonti di investimento, la loro provenienza.

Pensare quindi ad un bilancio come ad una “snapshot” della situazione finanziaria del business in un momento specifico può risultare un quadro utile, anche se ogni volta che una nuova operazione contabile si aggiunge, il quadro di insieme sarà necessariamente mutato.

Software per la gestione dei conti

Per contro, il conto economico fornisce una prospettiva su un più lungo periodo di tempo. Se il bilancio è un’istantanea del business, possiamo immaginare il conto profitti e perdite come una sequenza di immagini che catturano le attività di business nel corso del tempo. Questo “Film” rappresenta lo svolgimento delle transazioni finanziarie che si sono svolte in un periodo particolare e ciò che è il risultato complessivo di tali operazioni.

In definitiva il conto profitti e perdite della società misura il fatturato (o il reddito), in contrapposizione alle spese, per avere sempre ben chiaro il rapporto fra le due componenti.

2. Conti di gestione

I conti di gestione sono utilissimi per evidenziare determinate informazioni alle persone all’interno della compagnia (dipendenti, dirigenti, proprietario-manager, revisori dei conti, controllo di gestione). Il managment utilizzerà quelle informazioni per adottare le decisioni di indirizzo, di guida, di gestione delle attività aziendali.

Gli “account” (i conti) tenuti per la  gestione, restituiscono dati come ad esempio il calcoli cumulativo che risulta sul vostro libro delle fatture nel corso del mese. Incorporano anche operazioni risultanti dal conto bancario della società e altre voci che non compaiono nel vostro conto economico, come i bonifici bancari. In questo modo avrete a disposizione importanti informazioni che mostrano la posizione finanziaria della vostra attività a fine mese. Avrete così sott’occhio quanti fondi sono disponibili, da dove provengono i fondi (da finanziamenti esterni o dai soci, o dall’attività aziendale), quali fondi sono eventualmente disponibili per essere destinati alla distribuzione come dividendi, e soprattutto quali importi si deve mettere da parte per soddisfare gli oneri fiscali.

Conti di fine anno

Secondo la legge Inglese sulle società, ogni azienda deve “preparare un insieme formale di conti una volta all’anno” (presentare il bilancio della società). Normalmente questi conti sono organizzati considerando un periodo di 12 mesi, riguardanti l’anno precedente che comincia a decorrere dall’iscrizione in Companies House (stiamo parlando della data di chiusura dell’esercizio o in inglese “Accounting reference date” A.R.D.).

tax deadlines

Clicca qui per scaricare il PDF “Tax Deadline HMRC”

I conti devono essere in un formato specifico cosi come indicato dal Companies Act, e sono indirizzati alla Companies House e resi di pubblico dominio.

I conti includeranno un conto profitti e perdite e uno stato patrimoniale e non mancheranno le diverse informazioni normalmente incluse in entrambi i documenti. Essi sono sottoposti anche all’ HMRC per consentire il calcolo della Corporation Tax.

Il termine normale per la presentazione dei conti presso la Companies House è di 9 mesi dopo la chiusura dell’esercizio. Ad esempio se la vostra società ha terminato l’anno fiscale il 31 marzo 2015 il termine di presentazione dei bilanci sarà normalmente il 31 dicembre 2015.

Il termine per il pagamento dell’imposta sulle società è di 9 mesi e un giorno dopo la fine dell’anno fiscale, così per la società dell’esempio il 31 marzo 2015, l’imposta Corporation tax sarà dovuta il 1º gennaio 2016.

Se avete un risultato economico che porta ad un credito d’imposta questo vi verrà corrisposto 12 mesi dopo la chiusura dell’esercizio, che sempre prendendo l’esempio precedente sarebbe il 31 MARZO 2016.(modello CT600).

esempio di rimborso dell'HMRC